5 Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Sistem Telepon Bisnis dan Apa yang Harus Diperhatikan

Sebelum Anda mengambil tugas untuk meneliti sistem telepon bisnis terbaik di luar sana, berikut adalah beberapa hal umum yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda.

1. PBX berbasis-premis vs. Hosted PBX

Untuk sebagian besar, ada dua jenis sistem telepon bisnis PBX: Premise dan Hosted. Sistem telepon bisnis berbasiskan premis membutuhkan peralatan yang kikuk untuk disimpan di dalam kantor Anda dan biasanya terlihat di perusahaan yang lebih besar. Pemilik usaha kecil disarankan untuk menggunakan sistem telepon bisnis yang di-host untuk ekspansi tanpa batas dan efisiensi biaya.

2. Peralatan Mahal Tidak Selalu Diperlukan

Salah satu cara sistem telepon bisnis PBX menghemat uang Anda adalah dengan tidak mengharuskan Anda melakukan pembelian mahal pada perangkat keras. Dengan BYOD (Bring Your Own Device), Anda dapat menggunakan ponsel Anda atau tetap menggunakan perangkat keras yang ada tanpa masalah. Kabel dan pemasangan kabel juga tidak diperlukan karena sistem telepon bisnis PBX yang dihidupkan menggunakan koneksi internet Anda.

3. Dapat Meningkatkan Produktivitas dan Membantu Mempertahankan Pelanggan

Anda tidak perlu khawatir tentang membiarkan pesan lolos dari celah. Banyak sistem telepon bisnis memiliki fitur di tempat seperti kontinuitas panggilan dan pesan suara ke email untuk memastikan Anda selalu berada di atas pesan Anda. Fitur resepsionis Cloud seperti petugas otomatis juga tersedia sehingga Anda dapat menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan dan membuat pembeli Anda puas.

4. Meningkatkan Fleksibilitas Ruang Kerja

Sistem modern memberi pengguna kebebasan untuk bekerja dari mana saja. Hari-hari ini, Anda tidak perlu memiliki kantor untuk memiliki sistem telepon bisnis; yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan listrik yang andal (kecuali jika Anda menggunakan PBX virtual dan beroperasi langsung dari ponsel Anda). Juga mudah untuk memperluas tim Anda dan menambahkan ekstensi, serta berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain dengan solusi colok dan putar yang mudah.

Ketika Anda mencari sistem telepon bisnis, Anda akan menemukan penyedia mulai dari yang sudah ada selama beberapa dekade dan beberapa yang telah tumbuh dalam beberapa tahun terakhir. Meskipun kami memuji pengalaman, mungkin tidak selalu yang terbaik untuk memilih penyedia hanya pada kehidupan rak mereka. Pergi dengan penyedia yang memfokuskan upaya mereka pada solusi bisnis (beberapa penyedia pergi sejauh untuk membuat fokus menengah dan usaha kecil fokus utama mereka) untuk memastikan bahwa kebutuhan komunikasi bisnis Anda terpenuhi. Periksa layanan mereka dan putuskan apakah mereka memiliki kebutuhan bisnis Anda atau tidak.

5. Tidak Semua Sistem Telepon Bisnis Diciptakan Sama

Bagaimana Sistem Telepon PBX Dapat Menguntungkan Bisnis Anda

Jangan tertipu oleh jargon dan literatur yang sangat teknis yang mungkin Anda temukan pada sistem PBX. Bertolak belakang dengan kepercayaan populer, Anda tidak perlu memahami teknologi untuk mempelajari cara mengoperasikan sistem PBX. Jika Anda membeli perangkat keras dari penyedia, Anda kemungkinan besar akan menerima telepon yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang siap digunakan segera setelah diterima. Hal ini memungkinkan untuk hanya memasang perangkat dan mulai membuat panggilan dengan hampir tidak ada pengaturan. Kabel dan pengkabelan tidak diperlukan dengan sistem PBX yang di-host sehingga biaya instalasi dan waktu henti bukanlah sesuatu yang harus Anda khawatirkan.

Semua manfaat ini mengarah pada satu hal: penghematan lebih banyak. Tanpa menyiapkan biaya atau perangkat keras yang mahal, Anda dapat menggunakan waktu dan uang yang Anda simpan dan menginvestasikannya kembali ke bisnis Anda. Untuk penghematan lebih banyak lagi, Anda dapat memilih sistem telepon PBX virtual yang memungkinkan Anda untuk menjalankan bisnis Anda dari ponsel Anda menggunakan nomor telepon bisnis Anda. Ini adalah kesederhanaan dan profesionalisme banyak pengusaha mencari tanpa biaya penyedia sistem telepon PBX besar.

Fitur Sistem Telepon Bisnis Kecil untuk Diperhatikan

Jika Anda mencari batasan apa pun yang dibawa oleh sistem telepon bisnis PBX, itu artinya mereka bergantung pada koneksi internet untuk berfungsi. Selama Anda menggunakan penyedia internet yang andal, sistem Anda akan tetap aktif dan berjalan; namun, banyak sistem telepon bisnis PBX menawarkan kemampuan untuk meneruskan panggilan Anda ke perangkat eksternal, seperti ponsel cerdas Anda. Ini adalah fitur keamanan tambahan yang memberi pemilik bisnis ketenangan pikiran mengetahui bahwa mereka tidak akan melewatkan kesempatan terlepas dari keadaan yang tidak terduga. Sama seperti fitur pengalihan panggilan sederhana ini, ada banyak layanan dalam sistem telepon bisnis kecil yang dapat menyelamatkan bisnis Anda.

Rekaman panggilan adalah cara yang bagus untuk menyimpan rekaman suara, pastikan untuk mengikuti undang-undang negara bagian Anda terkait dengan rekaman suara. Ini sangat berguna dengan industri seperti agen perjalanan dan kantor medis ketika ada miskomunikasi atau insiden mengenai pertukaran informasi melalui telepon. Ini adalah cara untuk memenuhi standar kepatuhan untuk industri tertentu dan telah menjadi alat penting bagi pemilik bisnis yang mengandalkan pencatatan untuk akuntabilitas dan tujuan pelatihan.

Anda dapat dengan mudah merampingkan pengalaman panggilan pelanggan Anda dengan petugas otomatis dan menu pemanggil yang disesuaikan. Kedua fitur ini bekerja sama untuk memberikan informasi yang relevan kepada penelepon Anda, seperti promosi baru atau perubahan yang akan datang ke jam kantor Anda, dan mengarahkan mereka ke orang-orang yang perlu mereka ajak bicara. Penelepon Anda akan menghargai pembaruan dan pengalaman positif mereka akan mendorong mereka untuk merekomendasikan layanan Anda kepada orang lain.

Secara keseluruhan, tetap sederhana. Anda mungkin tidak memerlukan semua lonceng dan peluit yang ditawarkan oleh penyedia utama, jadi pastikan untuk memahami kebutuhan komunikasi bisnis spesifik Anda. Carilah sistem telepon bisnis yang mengurangi sakit kepala, bukan menambahnya.

Sistem Telepon Bisnis – Mengapa Perusahaan Terkenal Menggunakan Sistem Ini?

Sistem telepon bisnis

Beberapa dekade yang lalu, bisnis yang digunakan untuk memiliki telepon darat dengan banyak saluran telepon sebagai jumlah pengguna. Segera, ini digantikan oleh sistem telepon bisnis PBX atau PABX yang mahal tetapi berteknologi maju yang, dengan cara, jaringan pribadi dari setiap bisnis. Dengan sistem telepon ini, sejumlah saluran telepon terbatas dapat digunakan oleh sejumlah besar karyawan. Tetapi sistem ini membutuhkan perawatan konstan dan peningkatan konstan.

Dua dekade terakhir telah menyaksikan kemajuan teknologi besar di bidang telekomunikasi. Ketika bisnis tumbuh dalam ukuran pada kecepatan yang fenomenal, begitu pula sistem ini.

Saat ini, bisnis canggih menggunakan jenis sistem ini karena mereka telah terbukti menjadi aset besar. Sistem ini menggunakan apa yang disebut VOIP, yaitu suara melalui internet. Di sini, panggilan telepon ditransmisikan melalui jaringan IP seperti Internet. Selain telepon suara biasa, ia memiliki banyak fitur lain juga.

Ada sejumlah alasan bagi pemilik bisnis untuk menggunakan jenis teknologi ini untuk bisnis mereka. Berikut adalah beberapa alasan untuk menggunakan teknologi ini.

1. Penghematan Biaya – Sistem ini lebih ekonomis baik dalam instalasi maupun operasi dan tidak melibatkan biaya peralatan berat di muka. Tidak ada jalur tambahan yang harus disiapkan oleh perusahaan telepon lokal. Karena pemantauan dan pemeliharaan jarak jauh, biaya dukungan juga jauh lebih sedikit. Panggilan jarak jauh juga jauh lebih murah karena jarak tidak berpengaruh pada biaya panggilan. Bahkan panggilan internasional jauh lebih murah.

2. Kebutuhan perawatan yang rendah – Sistem yang menggunakan VoIP ini membutuhkan sedikit pemeliharaan dan itu juga jauh lebih murah jika dibandingkan dengan sistem tradisional.

3. Skalabilitas – Perluasan tidak hanya mudah tetapi juga cepat dan lebih murah di sini.

4. Bulatkan dukungan jam – Dukungan putaran jam juga datang dengan biaya yang sangat nominal.

5. Berbagai manfaat – Petugas otomatis, pengalihan panggilan, pesan suara, konferensi, pesan promosi atau penawaran diskon di call-hold, tidak perlu khawatir akan redundansi, peningkatan versi otomatis, kemudahan penyesuaian, pemanggilan lokasi jarak jauh, dan opsi menyimpan catatan kedatangan dan panggilan keluar adalah beberapa fitur unik lainnya dari sistem telepon bisnis ini.

Sistem telepon bisnis berbasis VoIP modern tidak lagi hanya alat untuk komunikasi. Berbagai fitur dan fungsi yang datang dengan sistem ini dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda dan menyederhanakan banyak tugas.

Apa Saja Jenis Sistem Telepon PBX yang Berbeda?

Panggilan telepon masih merupakan modus kontak pertama antara bisnis dan pelanggan potensial dalam banyak hal. Ini berarti memiliki sistem PBX yang andal dan canggih adalah keputusan yang penting dan penting bagi organisasi mana pun. Karena teknologi telah maju kita telah beralih dari pertukaran analog ke sistem digital dan virtual, itu berarti bahwa memilih solusi sistem telepon ideal Anda menjadi semakin sulit.

Apa itu Sistem Telepon PBX?

PBX adalah singkatan dari Private Branch Exchange, yang merupakan jaringan telepon pribadi yang digunakan dalam suatu bisnis. Pengguna PBX ini berbagi sejumlah jalur luar yang mampu melakukan panggilan telepon eksternal – panggilan telepon ini dilakukan dari jaringan telepon umum diaktifkan (PSTN).

Sistem telepon PBX dulu hanya disediakan untuk perusahaan besar, tetapi selama bertahun-tahun harga pemasangan dan biaya operasional telah berkurang secara signifikan; yang berarti bisnis apa pun sekarang dapat berinvestasi dalam sistem telepon kantor.

Fitur sistem telepon PBX meliputi; pesan selamat datang, panggilan telepon, konferensi panggilan, distribusi panggilan otomatis, direktori nomor ekstensi dan pengarsipan catatan panggilan. Ada banyak fitur lain yang tersedia tergantung pada jenis sistem yang Anda investasikan dan jika Anda memerlukan dan plugin pihak ketiga.

Ada tiga jenis utama sistem telepon PBX

• PBX / Analog Tradisional PBX

PBX tradisional atau sistem telepon analog ada sebagai kotak pertukaran fisik di tempat perusahaan Anda. Biaya keseluruhan dari sistem PBX jenis ini mungkin tampak lebih tinggi daripada sistem lain, tetapi karena skala dan biaya yang dihitung per karyawan harga benar-benar menurun dengan jumlah port yang diperlukan.

Di sini, sebuah kotak telepon digunakan yang menghubungkan semua saluran telepon di tempat (jalur ISDN), biayanya biasanya lebih tinggi karena instalasi, waktu henti dan pemeliharaan dan dukungan. Karena sistem PBX tradisional cenderung lebih kompleks dan dipesan lebih dahulu, hal itu membutuhkan insinyur bersertifikat untuk memperbaiki masalah apa pun.

Banyak perusahaan lebih memilih untuk beroperasi pada sistem telepon PBX tradisional dengan biaya overhead mereka sendiri. Biasanya ini dalam bentuk ruang komunikasi yang dijaga oleh tim TI Anda, itu juga memberi Anda kepemilikan penuh perangkat keras tidak seperti solusi PBX lainnya. Bagi perusahaan yang beroperasi di luar satu gedung, sistem telepon PBX bisa sama bermanfaatnya dengan sistem virtual.

• Hosted PBX

Karena telepon telah mengalami kemajuan yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir, masalah dengan memasang sistem PBX tradisional atau analog adalah bahwa hal itu mulai kehilangan nilainya begitu berjalan di dinding.

Menambahkan fitur baru ke sistem PBX membutuhkan teknik yang signifikan di PBX pusat di situs, ini sering dapat berarti bahwa jika Anda cepat tumbuh dan memerlukan aplikasi yang mendesak ini bisa sangat tepat waktu dan menyebabkan kerugian bagi organisasi Anda. Dengan Hosted PBX, menambahkan fitur baru semudah mengunduh plugin baru untuk browser web Anda.

Anda masih dapat memiliki semua manfaat yang sama dari PBX tetapi kotak pertukaran Anda terletak dan dilayani hampir oleh penyedia telekomunikasi. Sistem telepon PBX yang di-host adalah sistem telepon terbaik untuk usaha kecil karena mereka tidak memerlukan tim TI internal untuk mengelola atau memelihara perangkat keras apa pun.

• VoIP / IP PBX

Sistem IP PBX adalah apa yang juga dikenal sebagai sistem VOIP (Voice over IP) dan memberikan suara atau video melalui koneksi data. Itu juga dapat beroperasi dengan PSTN tradisional.

IP PBX akan mengkonversi suara ke data dan mentransfernya ke seluruh jaringan sebagai paket. Menggunakan jaringan data untuk suara dapat secara signifikan mengurangi biaya jarak jauh, dan panggilan telepon internasional; dan sangat mengurangi biaya overhead penyewaan jalur tradisional.

Solusi IP PBX juga dapat mengalihkan panggilan antara telepon VoIP dan telepon tradisional sementara masih menawarkan fungsi yang sama dari sistem telepon PBX tradisional Anda. Ini berbeda dari solusi berbasis host atau cloud karena IP PBX dimiliki oleh bisnis, sama seperti PBX tradisional.

Ini bisa ada sebagai solusi perangkat keras atau perangkat lunak saja.

Biaya

Biaya sistem telepon PBX akan tergantung pada jenis sistem, fitur yang Anda butuhkan dan jumlah ekstensi yang dibutuhkan bisnis Anda. Untuk mendapatkan gagasan biaya yang akurat untuk bisnis kecil Anda, Anda perlu menghubungi perusahaan telekomunikasi seperti Elite Telecom untuk kutipan.

PBX Vs VoIP: Memahami Sistem Telepon Bisnis Saat Ini

Selama beberapa tahun terakhir, VoIP dengan cepat menjadi bagian dari kosakata orang. Ini telah disebut-sebut sebagai cara yang nyaman dan hemat biaya untuk tetap berhubungan dengan jaringan bisnis Anda dan digunakan untuk mengoptimalkan alur panggilan internal. Namun, sebelum VoIP, sistem PBX analog adalah sistem telepon bisnis pilihan.

PBX lebih terkait dengan sistem telepon analog tradisional yang bergantung pada keberadaan peralatan besar dan pemasangan kabel yang rumit. Ini juga tidak efektif karena biaya akan menumpuk karena pemeliharaan dan biaya jarak jauh, dan ekspansi memakan waktu. PBX masih digunakan untuk komunikasi bisnis saat ini, tetapi pengguna dengan cepat menyadari kerugian teknologi ini dibandingkan dengan VoIP.

Keandalan

Beberapa orang akan mengatakan bahwa sistem PBX lebih dapat diandalkan daripada sistem VoIP karena kebergantungan VoIP pada koneksi internet. Itu mungkin benar beberapa tahun yang lalu, tetapi sama seperti teknologi dengan cepat berkembang dalam beberapa tahun terakhir, VoIP juga telah berevolusi untuk melewati situasi darurat ini dengan fitur pengalihan panggilan sederhana.

VoIP memang menggunakan koneksi internet Anda untuk mengoperasikan tetapi menerapkan strategi gagal atas yang melibatkan back up endpoint memungkinkan Anda untuk terus menerima panggilan ke perangkat seluler dengan atau tanpa internet atau listrik sehingga pelanggan Anda dapat menghubungi Anda kapan pun mereka perlu tanpa memandang status konektivitas Anda .

Biaya

Jika Anda menjalankan bisnis Anda akan ingin mengambil kesempatan untuk menghemat pengeluaran, jadi berinvestasi pada sistem telepon bisnis yang dapat mengurangi tagihan telepon bulanan Anda seharusnya tidak menjadi otak. Dengan sistem telepon bisnis PBX analog tradisional, biaya awal dapat menjadi signifikan ketika Anda faktor dalam peralatan dan biaya instalasi, serta pemeliharaan dan biaya jarak jauh yang dapat menjadi signifikan dari waktu ke waktu.

Menerapkan sistem telepon bisnis VoIP dikenal untuk mengurangi ketegangan tagihan bulanan karena hampir tidak ada biaya dalam pengaturan sistem. Jika kantor Anda sudah memiliki telepon bisnis IP, yang perlu Anda lakukan adalah memiliki penyedia menerapkan sistem mereka, yang biasanya tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa menit setelah semua dokumentasi dan port telah selesai, dan Anda akan siap untuk melakukan panggilan dalam waktu singkat.

Bahkan jika Anda tidak memiliki perangkat keras telepon yang sesuai, Anda dapat menemukan telepon bisnis untuk dijual dengan harga tinggi yang memenuhi sebagian besar anggaran. Selain perangkat keras dan layanan, tidak ada biaya pemeliharaan atau biaya jarak jauh yang mahal.

Ekspansi

Seperti kebanyakan pemilik bisnis, Anda mungkin berniat memperluas bisnis Anda. Bahkan jika Anda tidak memiliki rencana segera untuk memperluas lokasi bisnis Anda, ekspansi internal ada di benak setiap pemilik bisnis. Dengan PBX tradisional, ekspansi berarti harus menginstal lebih banyak kabel, membeli perangkat keras, dan biaya perawatan tambahan.

Dengan sistem telepon bisnis VoIP, penambahan ekstensi mudah dan terjangkau. Dengan beberapa penyedia, yang diperlukan hanyalah berhubungan dengan agen pilihan dan memberi tahu mereka tentang perubahan yang ingin Anda lakukan pada sistem Anda. Beberapa perangkat keras mungkin diperlukan jika Anda menambahkan ponsel fisik tetapi masih tidak akan menambahkan hingga tingkat pengeluaran PBX tradisional.

Perbaikan Sistem Telepon PBX Seiring Waktu

Sebelum teknologi yang kita kenal sekarang, bisnis mempekerjakan resepsionis dan sekretaris untuk secara fisik menghubungkan jalur komunikasi ke tujuan yang mereka inginkan menggunakan papan tombol. Pada 1990-an, VoIP mulai menjadi lebih populer dengan kemampuannya untuk bertukar data suara pada perangkat lain seperti PC. Maju cepat ke metode komunikasi saat ini dan kita dikelilingi oleh cara tanpa akhir untuk tetap berhubungan satu sama lain tepat di ujung jari kita. Dalam upaya untuk memodernisasi komunikasi bisnis, sistem telepon PBX analog tradisional menjadi lebih berbasis cloud, berkembang menjadi apa yang dikenal sebagai IP PBX dan Hosted PBX. Sekarang, tidak perlu peralatan berlebih karena teknologi komunikasi ini sedang menuju cloud.

Jika Anda belum yakin bahwa VoIP adalah pilihan terbaik untuk Anda dan Anda ingin terus menggunakan sistem telepon PBX tradisional Anda, adalah mungkin untuk menggunakan VoIP dengan sistem telepon PBX tradisional Anda. Opsi hibrida ini dapat mengurangi biaya Anda juga dan membuat transisi ke sistem komunikasi yang lebih modern lebih lancar.

Siap untuk Upgrade ke Sistem Telepon VoIP?

Jika Anda mencari sistem telepon VoIP modern, perlu diketahui bahwa VoIP dan IP PBX telah menjadi teknologi serupa dan mendapatkan hasil maksimal dari metode komunikasi ini tergantung pada kualitas penyedia. Dengan perkembangan pesat alat dan perangkat komunikasi multi-channel, mudah untuk tersesat dalam daftar fitur baru dan tanpa henti tetapi selalu mengingat kebutuhan khusus sistem telepon VoIP Anda dan nilai yang dapat dibawa oleh strategi komunikasi baru Anda ke bisnis Anda untuk umur panjang dan pertumbuhan.