5 Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Sistem Telepon Bisnis dan Apa yang Harus Diperhatikan

Sebelum Anda mengambil tugas untuk meneliti sistem telepon bisnis terbaik di luar sana, berikut adalah beberapa hal umum yang perlu Anda ketahui untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda.

1. PBX berbasis-premis vs. Hosted PBX

Untuk sebagian besar, ada dua jenis sistem telepon bisnis PBX: Premise dan Hosted. Sistem telepon bisnis berbasiskan premis membutuhkan peralatan yang kikuk untuk disimpan di dalam kantor Anda dan biasanya terlihat di perusahaan yang lebih besar. Pemilik usaha kecil disarankan untuk menggunakan sistem telepon bisnis yang di-host untuk ekspansi tanpa batas dan efisiensi biaya.

2. Peralatan Mahal Tidak Selalu Diperlukan

Salah satu cara sistem telepon bisnis PBX menghemat uang Anda adalah dengan tidak mengharuskan Anda melakukan pembelian mahal pada perangkat keras. Dengan BYOD (Bring Your Own Device), Anda dapat menggunakan ponsel Anda atau tetap menggunakan perangkat keras yang ada tanpa masalah. Kabel dan pemasangan kabel juga tidak diperlukan karena sistem telepon bisnis PBX yang dihidupkan menggunakan koneksi internet Anda.

3. Dapat Meningkatkan Produktivitas dan Membantu Mempertahankan Pelanggan

Anda tidak perlu khawatir tentang membiarkan pesan lolos dari celah. Banyak sistem telepon bisnis memiliki fitur di tempat seperti kontinuitas panggilan dan pesan suara ke email untuk memastikan Anda selalu berada di atas pesan Anda. Fitur resepsionis Cloud seperti petugas otomatis juga tersedia sehingga Anda dapat menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan dan membuat pembeli Anda puas.

4. Meningkatkan Fleksibilitas Ruang Kerja

Sistem modern memberi pengguna kebebasan untuk bekerja dari mana saja. Hari-hari ini, Anda tidak perlu memiliki kantor untuk memiliki sistem telepon bisnis; yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan listrik yang andal (kecuali jika Anda menggunakan PBX virtual dan beroperasi langsung dari ponsel Anda). Juga mudah untuk memperluas tim Anda dan menambahkan ekstensi, serta berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain dengan solusi colok dan putar yang mudah.

Ketika Anda mencari sistem telepon bisnis, Anda akan menemukan penyedia mulai dari yang sudah ada selama beberapa dekade dan beberapa yang telah tumbuh dalam beberapa tahun terakhir. Meskipun kami memuji pengalaman, mungkin tidak selalu yang terbaik untuk memilih penyedia hanya pada kehidupan rak mereka. Pergi dengan penyedia yang memfokuskan upaya mereka pada solusi bisnis (beberapa penyedia pergi sejauh untuk membuat fokus menengah dan usaha kecil fokus utama mereka) untuk memastikan bahwa kebutuhan komunikasi bisnis Anda terpenuhi. Periksa layanan mereka dan putuskan apakah mereka memiliki kebutuhan bisnis Anda atau tidak.

5. Tidak Semua Sistem Telepon Bisnis Diciptakan Sama

Bagaimana Sistem Telepon PBX Dapat Menguntungkan Bisnis Anda

Jangan tertipu oleh jargon dan literatur yang sangat teknis yang mungkin Anda temukan pada sistem PBX. Bertolak belakang dengan kepercayaan populer, Anda tidak perlu memahami teknologi untuk mempelajari cara mengoperasikan sistem PBX. Jika Anda membeli perangkat keras dari penyedia, Anda kemungkinan besar akan menerima telepon yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang siap digunakan segera setelah diterima. Hal ini memungkinkan untuk hanya memasang perangkat dan mulai membuat panggilan dengan hampir tidak ada pengaturan. Kabel dan pengkabelan tidak diperlukan dengan sistem PBX yang di-host sehingga biaya instalasi dan waktu henti bukanlah sesuatu yang harus Anda khawatirkan.

Semua manfaat ini mengarah pada satu hal: penghematan lebih banyak. Tanpa menyiapkan biaya atau perangkat keras yang mahal, Anda dapat menggunakan waktu dan uang yang Anda simpan dan menginvestasikannya kembali ke bisnis Anda. Untuk penghematan lebih banyak lagi, Anda dapat memilih sistem telepon PBX virtual yang memungkinkan Anda untuk menjalankan bisnis Anda dari ponsel Anda menggunakan nomor telepon bisnis Anda. Ini adalah kesederhanaan dan profesionalisme banyak pengusaha mencari tanpa biaya penyedia sistem telepon PBX besar.

Fitur Sistem Telepon Bisnis Kecil untuk Diperhatikan

Jika Anda mencari batasan apa pun yang dibawa oleh sistem telepon bisnis PBX, itu artinya mereka bergantung pada koneksi internet untuk berfungsi. Selama Anda menggunakan penyedia internet yang andal, sistem Anda akan tetap aktif dan berjalan; namun, banyak sistem telepon bisnis PBX menawarkan kemampuan untuk meneruskan panggilan Anda ke perangkat eksternal, seperti ponsel cerdas Anda. Ini adalah fitur keamanan tambahan yang memberi pemilik bisnis ketenangan pikiran mengetahui bahwa mereka tidak akan melewatkan kesempatan terlepas dari keadaan yang tidak terduga. Sama seperti fitur pengalihan panggilan sederhana ini, ada banyak layanan dalam sistem telepon bisnis kecil yang dapat menyelamatkan bisnis Anda.

Rekaman panggilan adalah cara yang bagus untuk menyimpan rekaman suara, pastikan untuk mengikuti undang-undang negara bagian Anda terkait dengan rekaman suara. Ini sangat berguna dengan industri seperti agen perjalanan dan kantor medis ketika ada miskomunikasi atau insiden mengenai pertukaran informasi melalui telepon. Ini adalah cara untuk memenuhi standar kepatuhan untuk industri tertentu dan telah menjadi alat penting bagi pemilik bisnis yang mengandalkan pencatatan untuk akuntabilitas dan tujuan pelatihan.

Anda dapat dengan mudah merampingkan pengalaman panggilan pelanggan Anda dengan petugas otomatis dan menu pemanggil yang disesuaikan. Kedua fitur ini bekerja sama untuk memberikan informasi yang relevan kepada penelepon Anda, seperti promosi baru atau perubahan yang akan datang ke jam kantor Anda, dan mengarahkan mereka ke orang-orang yang perlu mereka ajak bicara. Penelepon Anda akan menghargai pembaruan dan pengalaman positif mereka akan mendorong mereka untuk merekomendasikan layanan Anda kepada orang lain.

Secara keseluruhan, tetap sederhana. Anda mungkin tidak memerlukan semua lonceng dan peluit yang ditawarkan oleh penyedia utama, jadi pastikan untuk memahami kebutuhan komunikasi bisnis spesifik Anda. Carilah sistem telepon bisnis yang mengurangi sakit kepala, bukan menambahnya.