Tanya Jawab tentang Sistem Manajemen Penggajian

Apa gaji itu?

Daftar gaji adalah daftar perusahaan dari karyawannya, tetapi istilah ini biasanya digunakan untuk merujuk: jumlah total uang yang dibayarkan perusahaan kepada karyawannya. Catatan perusahaan tentang gaji dan upah karyawan, bonus, dan pajak yang dipotong. departemen perusahaan yang menghitung dan membayar ini.

Apa itu manajemen penggajian di SDM?

Penggajian mengacu pada proses di mana karyawan menerima gaji mereka. Fungsi melibatkan penyeimbangan dan rekonsiliasi data penggajian dan penyetoran dan pelaporan pajak. Departemen penggajian menangani pemotongan upah, pencatatan dan verifikasi keandalan data pembayaran.

Apa proses penggajian?

Penggajian melibatkan melakukan banyak tugas untuk memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu serta pajak gaji dan kepatuhan pencatatan. Proses penggajian di depan waktu. Susun jadwal pemrosesan penggajian yang memungkinkan Anda cukup waktu untuk memproses daftar gaji dan untuk mengoreksi kesalahan terdeteksi sebelum karyawan menerima gaji mereka.

Bagaimana cara kerja gaji?

Sistem penggajian melibatkan semua yang harus dilakukan dengan pembayaran karyawan dan pengajuan pajak kerja. Ini termasuk melacak jam, menghitung upah, memotong pajak dan pemotongan lain, mencetak dan mengirimkan cek dan membayar pajak tenaga kerja kepada pemerintah.

Bagaimana Anda mengaudit daftar gaji?

Kerangka waktu yang baik untuk menjadwalkan audit gaji adalah di akhir setiap kuartal bisnis.

Verifikasi Karyawan Aktif

Verifikasi Tingkat Bayar

Tinjau Jam Pembayaran

Bandingkan Laporan Penggajian ke General Ledger

Tinjau Pengajuan Pajak Penggajian

Tinjauan Rekonsiliasi Bank

Apa peran penggajian?

Fungsi Penggajian adalah salah satu fungsi mendasar dari setiap organisasi. Pada tingkat dasar, ini memastikan bahwa semua karyawan menerima upah mereka. Dalam praktiknya, fungsi penggajian meluas ke berbagai masalah administratif dan tenaga kerja yang cukup luas.

Mengapa gaji sangat penting?

Pentingnya gaji dalam suatu organisasi. Penggajian adalah bagian integral dari semua organisasi. Departemen penggajian tidak hanya bertanggung jawab atas kompensasi gaji karyawan, tetapi juga memainkan peran penting dalam melindungi reputasi perusahaan dengan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan.

Apa kegunaan dari sistem manajemen penggajian?

Sistem Manajemen Penggajian menangani aspek keuangan gaji karyawan, tunjangan, pemotongan, pembayaran kotor, pembayaran bersih, dll. Dan pembuatan slip gaji untuk periode tertentu. Manfaat luar biasa dari Sistem Manajemen Penggajian adalah penerapannya yang mudah.

Apa itu administrator penggajian?

Administrasi penggajian didefinisikan sebagai salah satu tugas yang diperlukan untuk mengatur kompensasi karyawan untuk jam-jam yang telah dikerjakan. Ini mungkin termasuk menjaga total jam kerja yang dilakukan oleh karyawan, tarif gaji dan mengelola pembayaran kepada karyawan.

Apa itu sistem manajemen penggajian?

Sistem manajemen penggajian adalah sistem yang dapat digunakan para majikan untuk membayar karyawan atas pekerjaan yang telah mereka selesaikan. Meskipun penggajian tampak seperti tugas biasa-biasa saja, ini melibatkan banyak aspek termasuk pemotongan pajak dari setiap gaji dan memastikan dana yang akurat dibayarkan kepada lembaga pemerintah yang benar.

Apa itu perangkat lunak manajemen penggajian?

Perangkat lunak penggajian adalah teknologi yang bertujuan merampingkan dan mengotomatisasi proses pembayaran karyawan perusahaan. Perangkat lunak penggajian dapat dibeli dari vendor teknologi sumber daya manusia atau dimasukkan sebagai modul dalam paket perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang lebih besar.

Apa akuntansi penggajian?

Pada laporan laba rugi, biaya penggajian adalah bagian dari biaya tenaga kerja. Mereka termasuk gaji karyawan, pembayaran majikan untuk asuransi kesehatan atau tunjangan serupa, pajak gaji yang dibayar oleh majikan, bonus, komisi dan biaya serupa.

Komponen Sistem Penggajian

Untuk memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan Internal Revenue Service (IRS) dan undang-undang pemerintah negara bagian dan lokal, perusahaan harus memasukkan karyawan penting dan informasi perusahaan dalam sistem penggajian mereka. Menyiapkan dan menjalankan berbagai komponen yang terdiri dari sistem penggajian membutuhkan uji tuntas dan pengetahuan yang memadai tentang undang-undang perpajakan.

Informasi Pegawai

Selama proses perekrutan baru, perusahaan harus mengumpulkan informasi seperti asuransi kesehatan dan formulir W-4 untuk menentukan apa yang harus dikurangkan dari gaji karyawan. Formulir-formulir ini juga memberi informasi penting kepada majikan, seperti nomor Jaminan Sosial karyawan dan jumlah pemotongan mereka untuk keperluan pajak federal dan negara bagian. Sistem juga harus melacak dan memproses perubahan yang dilakukan terhadap status pembebasan pajak karyawan, pensiun, rencana asuransi, atau dana pensiun.

Informasi gaji

Sebagai bagian dari proses perekrutan baru, sistem penggajian mencakup komponen yang menandakan karyawan mana yang bekerja penuh waktu, paruh waktu dan kontraktor. Klasifikasi pekerja dalam sistem penggajian adalah penting karena pemerintah memungut denda yang tinggi pada perusahaan yang mengkategorikan karyawan secara tidak benar.

Lembar kerja

Tanpa sepengetahuan jumlah jam kerja seorang karyawan, para majikan tidak dapat menentukan apa yang harus dibayarkan kepada seorang karyawan. Sementara beberapa pekerja dibayar dengan gaji, yang lain dibayar per jam atau ditetapkan sebagai karyawan yang tidak mendapat bayaran. Sistem penggajian mencakup informasi absen atau area di mana jam kerja setiap jam dan tidak ada karyawan dicatat dan ditinjau untuk keakuratannya. Informasi dapat dikumpulkan melalui jam waktu komputerisasi, kartu punch jam punch atau kertas absen.

Pajak dan pemotongan yang berlaku

Meskipun IRS menyediakan perusahaan dengan tabel pajak untuk menghitung pemotongan pajak karyawan, vendor dan sistem komputer penggajian juga dapat menyediakan informasi ini. Pengusaha harus mempertimbangkan laba tahunan tahunan, tingkat upah dan tunjangan pajak ketika meringkas pajak yang berlaku. Selain itu, sistem penggajian harus menghitung pemotongan yang dilakukan melalui program pensiun, 401 (k), rencana asuransi, iuran perserikatan dan garnish. Departemen penggajian juga memantau pinjaman dan pemotongan lain yang memiliki batas jumlah dan menghentikan pemotongan gaji ketika jumlah total telah dilunasi.

Daftar gaji

Daftar gaji meringkas pendapatan karyawan dan informasi deduksi dalam entri jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar untuk tujuan akuntansi dan penelitian umum. Daftar gaji juga digunakan untuk membuat laporan pajak. Dokumen-dokumen ini disiapkan oleh staf penggajian atau dihasilkan menggunakan sistem komputer penggajian.

Pembayaran manual

Kadang-kadang, perusahaan mengeluarkan cek gaji manual kepada karyawan di antara periode pembayaran karena penghentian atau kesalahan penggajian. Sistem penggajian harus memperhitungkan jumlah cek dalam daftar gaji untuk tujuan pajak dan pelaporan. Ini memastikan bahwa jumlah pemotongan pajak majikan didamaikan dengan potongan karyawan.

Penggajian mengacu pada administrasi gaji karyawan, upah, bonus, pembayaran bersih, dan pemotongan. Ini terdiri dari ID karyawan, nama karyawan, tanggal bergabung, catatan kehadiran harian, gaji pokok, tunjangan, uang lembur, bonus, komisi, insentif, pembayaran untuk liburan, liburan dan sakit, nilai makanan dan penginapan dll. Ada beberapa potongan seperti PF, pajak, angsuran pinjaman atau uang muka yang diambil oleh karyawan. Sementara administrasi gaji dasar gaji bulanan, HRA, pengangkutan, dan tunjangan khusus lainnya seperti ponsel, dll dianggap. Ada beberapa pemotongan yang merupakan dana provident (12%) dari gaji, pajak dan pemotongan lainnya.

Pengurangan seperti pajak dan pinjaman / uang muka yang diambil oleh karyawan dari organisasi dikurangi hanya jika berlaku. Tunjangan Dearness dan tunjangan sewa Rumah diberikan dengan tarif tetap yang dinyatakan oleh undang-undang ketenagakerjaan. Dana bantuan dipotong dari gaji kotor karyawan setiap bulan sesuai undang-undang ketenagakerjaan, yang diberikan kemudian kepada karyawan. Organisasi juga berkontribusi dalam jumlah yang sama dengan dana pemeliharaan karyawan.

Penggajian tahunan terdiri dari tunjangan perjalanan cuti, insentif, bonus tahunan, voucher makan / penggantian, dan penggantian biaya medis. Tunjangan, insentif, bonus, dan penggantian didasarkan pada kebijakan organisasi. Beberapa organisasi memberikan tunjangan pada tingkat bunga tetap mengatakan 10% atau 12% dari gaji pokok. Beberapa organisasi menggunakan insentif berbasis kinerja.

Signifikansi Dari Penggajian Outsourcing

Industri outsourcing tumbuh pada tingkat yang lebih tinggi. SDM outsourcing membantu para profesional SDM membebaskan diri dari pekerjaan rutin harian dan mengambil bagian dalam proses tingkat strategis. Organisasi benar-benar tidak mengambil SDM sebagai fungsi strategis; itu hanya diperlakukan sebagai divisi kerja kertas. Oleh karena itu mereka ingin mengurangi biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan SDM.

Di India penggajian outsourcing adalah salah satu proses SDM dan sedang dioutsourcing sejak tahun 1997. Penggajian outsourcing melibatkan organisasi eksternal yang melakukan semua kegiatan yang terkait dengan manajemen penggajian.

HR Consultancies seperti Ma Foi dan banyak perusahaan lain telah datang dengan penggajian outsourcing. Organisasi outsourcing berusaha untuk memberikan manfaat penghematan biaya kepada klien mereka. Organisasi menggunakan divisi pemasarannya secara menyeluruh untuk mendapatkan lebih banyak klien dan mempertahankannya. Penggajian outsourcing tidak memberikan banyak pengurangan biaya tetapi menghasilkan kualitas tinggi. Karena kompensasi outsourcing membutuhkan banyak survei pasar dan pengetahuan industri, tidak mudah bagi organisasi untuk menjalankan tugas dengan kegiatan bisnis operasionalnya.

Outsourcing telah menguntungkan tidak hanya penyedia layanan tetapi juga organisasi dan ekonomi negara. Ini memungkinkan manajemen untuk fokus pada kompetensi inti dan perencanaan strategis. Ia menjaga kerahasiaan paket pembayaran yang ditawarkan kepada karyawan karena merupakan pengorganisasian badan eksternal. Organisasi tidak harus menyimpan jalur hukum yang terkait dengan gaji dan kompensasi; itu adalah perusahaan outsourcing yang harus menjaganya. Ini menawarkan hasil kualitatif. Ini sangat menghemat waktu dan biaya efektif. Ia juga menawarkan perlindungan hukum karena perusahaan outsourcing bertanggung jawab untuk semua masalah hukum.

Perusahaan outsourcing menikmati manfaat pendapatan karena layanan tersebut ditawarkan kepada perusahaan multinasional. Ekspor jasa telah menyebabkan sistem ekonomi berkembang lebih banyak dan berkontribusi terhadap pertumbuhan PDB.

Tanya Jawab – Sistem Pencitraan Dokumen

Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang masalah sistem pencitraan dokumen.

Mengapa saya tidak bisa mendigitalkan semua dokumen saya dan kemudian membuangnya?

Dalam banyak situasi, mungkin tidak ada yang menghentikan Anda melakukannya.

Sangat penting untuk mengenali bahwa ini bukan masalah teknologi. Sistem untuk menyediakan kantor tanpa kertas telah ada sejak tahun 1970-an. Meskipun demikian, sejumlah masalah yang telah membuat perusahaan kembali selama beberapa dekade:

  • biaya teknologi. Bahkan saat ini, sistem pencitraan dokumen canggih tidak dapat digambarkan sebagai "biaya rendah", meskipun biayanya secara riil telah jatuh selama 30 tahun terakhir;

  • tidak kompatibel antara sistem yang berbeda;

  • dalam keadaan tertentu masih ada beberapa penghambat hukum. Ada, misalnya, beberapa persyaratan hukum untuk mempertahankan jenis dokumen asli tertentu dengan tanda tangan asli mereka. Itu tidak berarti mereka tidak dapat dipindai dan ditambahkan ke sistem, itu hanya berarti bahwa Anda tidak dapat dengan mudah membuangnya. Ada juga beberapa masalah perlindungan data yang berkaitan dengan di mana gambar dokumen disimpan – misalnya, mungkin semua "terlihat" lokal untuk Anda tetapi mungkin dokumen kepegawaian sedang disimpan di luar negeri ketika menggunakan hal-hal seperti web. Itu bisa menjadi masalah yurisdiksi hukum dalam beberapa kasus;

Mengapa saya terkadang perlu menyimpan salinan kertas?

Jawaban untuk ini dapat bervariasi secara signifikan tergantung pada sifat bisnis Anda. Untuk mendapatkan jawaban spesifik, mungkin perlu berbicara dengan penasihat hukum Anda.

Sebagai komentar umum, beberapa dokumen lama tidak dapat dibuang begitu saja karena Anda tidak berpikir bahwa Anda membutuhkannya lagi. Contohnya mungkin beberapa jenis instrumen keuangan, wasiat dan wasiat, akta judul, kontrak asli, dan sebagainya.

Apakah sistem ini sepenuhnya kompatibel satu sama lain?

Jawaban yang jujur ​​untuk ini adalah bahwa hal itu tergantung pada siapa yang Anda ajak bicara.

Banyak pakar IT dan terutama staf penjualan akan memberi tahu Anda bahwa semua mimpi buruk kompatibilitas yang ada 20 atau 30 tahun yang lalu kini telah dipecahkan melalui penggunaan format standar.

Itu tentu sebagian benar tetapi itu bukan keseluruhan cerita. Hampir semua dari kita, misalnya, memiliki masalah mencoba melakukan sesuatu yang sederhana seperti mengakses situs web dengan dua browser yang berbeda. Semuanya baik-baik saja tetapi terlihat sangat berbeda atau gagal untuk bekerja sama sekali di sisi lain.

Ini telah menjadi batu kilangan di sekitar leher sistem tersebut untuk waktu yang lama. Jika Anda melihat dokumen salinan Anda secara online dan pelanggan Anda sedang mencoba untuk melihat dokumen yang sama di layar mereka tetapi entah bagaimana format di layar mereka menghasilkan sesuatu yang terlihat "berbeda", maka hasilnya dapat membingungkan.

Dalam istilah umum, ini seharusnya tidak menjadi perhatian utama bagi sebagian besar organisasi yang menggunakan teknologi ini.

Apakah teknologi itu portabel?

Ya – meskipun ada beberapa batasan.

Misalnya, jika Anda merenungkan relokasi bisnis, Christchurch atau di tempat lain, teknologi jenis ini relatif mudah dipindahkan – asalkan Anda menggunakan seorang spesialis.

Namun, dalam hal "portabilitas saat bepergian", itu sedikit berbeda. Sementara kolega Anda mungkin melihat layar besar di kantor dan dapat melihat dokumen dengan sempurna dan nyaman, mencoba melakukan hal yang sama saat berada di tablet Anda mungkin merupakan tantangan yang sangat berbeda. Menggunakan layar yang lebih besar, ketika melihat sesuatu seperti gambar teknis yang detail, relatif mudah. Pada layar yang lebih kecil, bahkan dengan perluasan dan zoom, itu bisa lebih mengganggu.